Mentions légales dans la signature mail : ce que dit la loi

Ce que dit le Code de commerce

L’article R123-237 du Code de commerce liste ce que toute entreprise immatriculée indique sur ses factures, bons de commande, tarifs, documents publicitaires et correspondances concernant son activité. L’e-mail n’en est pas exclu : par prudence, ces mentions trouvent leur place dans la signature des e-mails envoyés aux clients, fournisseurs et partenaires.

• Le numéro SIREN, le numéro unique d’identification de l’entreprise ;
• la mention « RCS » suivie de la ville du greffe où elle est immatriculée, par exemple « RCS Lyon » ;
• l’adresse du siège social ;
• le cas échéant, son état de liquidation.

Source : article R123-237 du Code de commerce, sur Légifrance.

Sociétés : forme juridique et capital

Une société commerciale fait aussi figurer, sur les documents destinés à l’extérieur, sa forme juridique (SARL, SAS, SA…) à côté de sa dénomination, et le montant de son capital social. Par exemple : « Maison Moreau SAS au capital de 10 000 € ».

Entrepreneurs individuels

Un entrepreneur individuel ajoute à son nom la mention « entrepreneur individuel » ou « EI », en plus de son numéro SIREN. C’est aussi ce que prévoit l’article R123-237 pour les entreprises individuelles immatriculées.

Ce qui n’est pas obligatoire

• L’avertissement de confidentialité (« Ce message et ses pièces jointes sont confidentiels… ») : aucun texte ne l’impose, et il ne rend pas un e-mail confidentiel à lui seul. Une ligne courte suffit si vous y tenez.
• Une mention sur les données personnelles : rien n’oblige à l’écrire dans la signature. Un lien vers votre politique de confidentialité reste une bonne pratique, surtout dans les e-mails commerciaux.
• Le numéro de TVA intracommunautaire : obligatoire sur les factures, il n’est pas demandé sur les correspondances.
• Le message écologique (« N’imprimez ce message que si nécessaire ») : facultatif, et il allonge la signature.

Professions réglementées

Avocats, experts-comptables, agents immobiliers, intermédiaires en assurance, architectes… ont souvent des mentions propres à leur profession : ordre ou chambre, numéro de carte professionnelle, garantie financière, assurance. Vérifiez la liste auprès de votre ordre ou de votre fédération.

Un exemple de mentions

Maison Moreau SAS au capital de 10 000 € · 12 rue des Lilas, 69003 Lyon · SIREN 123 456 789 · RCS Lyon

(Numéros fictifs.) Placez ces mentions sous les coordonnées, en petit et en gris : elles restent lisibles sans voler la vedette au nom, au poste et au logo.

Les ajouter à toute l’équipe

Dans un espace OhMySign, ajoutez un bloc Texte au modèle de signature avec vos mentions : elles s’affichent dans la signature de chaque collaborateur. Si le siège déménage ou si le capital change, vous modifiez le texte une fois, et toutes les signatures suivent, dans Gmail et Outlook connectés.

Ce guide résume les règles générales en vigueur en octobre 2026 ; il ne remplace pas le conseil d’un professionnel du droit pour votre situation.